Wenn eine Excel-Liste zur Datenbank geworden ist
Excel ist ein hervorragendes Werkzeug zum Rechnen und ein schlechtes zum Verwalten. Sobald mehrere Personen dieselbe Liste pflegen, überschreibt jemand eine Zeile, die niemand vermisst, bis sie fehlt. Die Lösung ist eine kleine Anwendung, in der jeder nur sieht und ändert, was er soll — und jede Änderung einen Namen und ein Datum trägt.
So wird es gelöst
Aus den Spalten der Liste wird ein Datenmodell: Was ist ein Datensatz, was ein Status, was eine Zuständigkeit? Oft zeigt sich dabei, dass drei Tabellenblätter eigentlich einen einzigen Ablauf abbilden.
Darauf entsteht eine Web-Anwendung mit Filtern, Ansichten je Rolle und einem Verlauf für jeden Eintrag. Die bestehenden Daten werden übernommen.
Wer weiter in Excel auswerten will, kann das: Ein Export im bisherigen Format bleibt auf Knopfdruck verfügbar.
Was den Aufwand bestimmt
- Wie viele Personen die Liste bearbeiten und mit welchen Rechten
- Ob Formeln und Auswertungen darin stecken, die weiter gebraucht werden
- Wie sauber die bestehenden Daten sind
Vor jedem Angebot steht ein kostenloses Gespräch, in dem der Umfang so weit wie möglich zusammengestrichen wird.
Wie abgerechnet wirdWann es sich nicht lohnt
Solange eine Person die Liste pflegt, andere sie nur lesen und ein Fehler keine ernsten Folgen hat, ist Excel die richtige Wahl. Eine geteilte Datei in OneDrive mit Versionsverlauf löst dann schon das meiste.
Häufige Fragen
- Können wir weiter in Excel auswerten?
- Ja. Die Anwendung liefert Exporte im gewohnten Format, und wer Pivot-Tabellen schätzt, behält sie.
- Ist das nicht ein großes IT-Projekt?
- Meist nicht. Eine Liste mit einer Handvoll Spalten und Zuständen ist eine überschaubare Anwendung. Eine erste nutzbare Version kommt früh, der Rest wächst mit.
Weitere typische Fälle
Ähnlicher Fall bei Ihnen?
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