Lösungsansatz
Zuerst wird die bestehende Datenbank analysiert: Tabellen, Beziehungen, Formulare, Berichte und die Makros dahinter. Die eigentliche Geschäftslogik steckt oft nicht in den Tabellen, sondern im VBA-Code dahinter. Wenn dieser nicht dokumentiert wurde, gibt es irgendwann Probleme.
Die Daten ziehen in eine richtige Datenbank um, die Oberfläche wird als Web-Anwendung neu gebaut und die Logik zieht auf einen zentral erreichbaren Server um. Ab sofort kann jedes Update von Funktionen und Oberfläche einfach ausgerollt werden.
Umgestellt wird dann schrittweise. Eine erste Version läuft parallel zur alten Datenbank, bis jeder Ablauf in der neuen Anwendung funktioniert. Erst dann wird Access abgeschaltet.
Was bestimmt den Aufwand
- Wie viele Formulare und Berichte benutzt werden
- Wie viel Logik in VBA steckt und wie gut sie sich nachvollziehen lässt
- Anbindungen an andere Systeme über Importe oder Exporte aus Access
- Ob die Daten vor dem Umzug bereinigt werden müssen
Vor jedem Angebot steht ein kostenloses Gespräch.
Wann lohnt es sich nicht
Wenn nur eine Person mit der Datenbank arbeitet, sie selten ändert und die Daten nicht kritisch sind, ist Access völlig in Ordnung. Dann genügt es, die Datei regelmäßig zu sichern und die Makros einmal zu dokumentieren.
Häufige Fragen
- Gehen beim Umzug Daten verloren?
Nein. Die Daten werden vollständig übernommen und vor der Umstellung mit der alten Datenbank abgeglichen. Solange beide parallel laufen, bleibt Access erhalten. Vor dem Go-Live wird eine erneute Migration auf den aktuellsten Stand von Access vorgenommen.
- Müssen alle etwas Neues lernen?
Kaum. Die Abläufe bleiben, nur die Oberfläche ändert sich, und sie orientiert sich eng an den bestehenden Formularen. Falls der Prozess verbessert werden kann und etwa Knöpfe durch Automation ersetzt werden können, wird dies vorher besprochen. Das Endergebnis ist in jedem Fall komfortabler als davor.
- Warum sollte man umstellen?
Access oder auch Excel sind keine stabilen Datenbanken, in denen man komplexe Prozesse und wichtige Daten dauerhaft abbilden sollte. Schon die erste Dateikorruption kann ohne fachkundige Hilfe die gesamte Datenbank und Jahre an Arbeit auslöschen.
Weitere Fälle