Access-Datenbank ablösen
Die meisten Access-Datenbanken werden irgendwann wichtiger, als Access es verkraftet: Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig darin, die Datei liegt auf einem Netzlaufwerk, und nur eine Person versteht die Formulare und Makros. Abgelöst wird sie durch eine kleine Web-Anwendung mit denselben Daten, klaren Zugriffsrechten und einem Verlauf, der zeigt, wer was geändert hat.
So wird es gelöst
Zuerst wird die bestehende Datenbank gelesen: Tabellen, Beziehungen, Formulare, Berichte und die Makros dahinter. Die eigentliche Geschäftslogik steckt oft nicht in den Tabellen, sondern in VBA-Code, den nie jemand dokumentiert hat.
Die Daten ziehen in eine richtige Datenbank um, die Oberfläche wird als Web-Anwendung neu gebaut — im Browser, ohne Installation, mit Rollen statt Dateifreigaben.
Umgestellt wird schrittweise. Eine erste Version läuft parallel zur alten Datenbank, bis jeder Ablauf darin funktioniert. Erst dann wird Access abgeschaltet.
Was den Aufwand bestimmt
- Wie viele Formulare und Berichte tatsächlich noch benutzt werden
- Wie viel Logik in VBA steckt und wie gut sie sich nachvollziehen lässt
- Anbindungen an andere Systeme, etwa DATEV oder Excel-Exporte
- Ob die Daten vor dem Umzug bereinigt werden müssen
Vor jedem Angebot steht ein kostenloses Gespräch, in dem der Umfang so weit wie möglich zusammengestrichen wird.
Wie abgerechnet wirdWann es sich nicht lohnt
Wenn eine Person allein mit der Datenbank arbeitet, sie selten ändert und die Daten nicht kritisch sind, ist Access völlig in Ordnung. Dann genügt es, die Datei regelmäßig zu sichern und die Makros einmal zu dokumentieren.
Häufige Fragen
- Gehen beim Umzug Daten verloren?
- Nein. Die Daten werden vollständig übernommen und vor der Umstellung gegen die alte Datenbank geprüft. Solange beide parallel laufen, bleibt Access als Rückfallebene erhalten.
- Müssen alle etwas Neues lernen?
- Weniger als befürchtet. Die Abläufe bleiben, nur die Oberfläche ändert sich — und die wird nach den bestehenden Formularen gebaut, nicht nach einem Lehrbuch.
Weitere typische Fälle
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