Ein Ablauf hängt an einer Excel-Datei, die nur eine Person versteht
Das Risiko ist nicht die Datei, sondern dass ihr Wissen in einem einzigen Kopf steckt. Die Lösung beginnt deshalb nicht mit Software, sondern damit, die Logik der Datei aufzuschreiben. Erst danach wird entschieden, ob eine aufgeräumte Datei genügt oder ob der Ablauf in ein Add-In oder eine eigene Anwendung gehört.
So wird es gelöst
Mit der Person, die die Datei pflegt, wird sie Schritt für Schritt durchgegangen: Woher kommen die Zahlen, welche Formeln tragen, welche Handgriffe passieren außerhalb der Datei?
Das Ergebnis ist eine Beschreibung des Ablaufs, die auch jemand anderes versteht — für sich allein schon wertvoll.
Wird automatisiert, wandert die Logik in Code, der getestet und versioniert ist. Die Oberfläche bleibt oft Excel, nur kann niemand mehr versehentlich eine Formel überschreiben.
Was den Aufwand bestimmt
- Wie viele Schritte außerhalb der Datei passieren, von Hand oder auf Zuruf
- Woher die Eingangsdaten kommen — DATEV, andere Dateien, E-Mails
- Ob die Ergebnisse in weitere Dokumente fließen
Vor jedem Angebot steht ein kostenloses Gespräch, in dem der Umfang so weit wie möglich zusammengestrichen wird.
Wie abgerechnet wirdWann es sich nicht lohnt
Wenn die Datei selten gebraucht wird und ihr Ausfall nur Zeit kostet, keine Fristen, genügt es, sie zu dokumentieren und eine zweite Person einzuarbeiten. Das kostet einen Nachmittag, keine Software.
Häufige Fragen
- Was, wenn die Person bald das Unternehmen verlässt?
- Dann zuerst dokumentieren, solange sie noch da ist. Die Automatisierung kann warten, das Wissen nicht.
- Wird die Excel-Datei abgeschafft?
- Nicht unbedingt. Oft bleibt Excel die Oberfläche, und nur die Logik dahinter wird belastbar gemacht.
Weitere typische Fälle
Ähnlicher Fall bei Ihnen?
Beschreiben Sie kurz, worum es geht. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung zurück.